人员档案管理怎么建立

人员档案管理怎么建立？

关于建立员工档案相关参考:

1. 员工登记表

2. 背景调查（适合签订保密协议人员）

3. 应聘资料

4. 身份证复印件

5. 户口本复印件

6. 学位证书复印件

7. 学历证书复印件

8. 照片

9. 退工单/离职证明

10. 劳动合同

11. 保密协议

12. 职业病危害告知书

13. 员工手册签收回执

14. 职业资格证书复印件

15. 社会累计工龄核定资料

还需要注意的是：在填写了入职登记表，签订了劳动合同之后，每个员工会给一个工号，按照工号正式建立人事档案，更新员工花名册。员工档案除了纸质的，还有Excel表格，每个员工都要跟踪记录入职岗位和时间，劳动合同期限，社会保险办理情况，试用期评估情况，岗位和职级调动情况，年度工作考核情况，直至该员工离职为止。

扩展资料：

员工档案权责：

1 、全体员工人事管理档案的建立、管理工作由人力资源部人事管理专员负责，各人力资源派驻机构或人员应在其指导下完成所属单位中层及以下员工的人事管理档案的建立、更新工作。

2、 员工的人事资料由员工所在部门负责收集，并填写《人事（管理）档案资料移交清单》移交人力资源部。

3、 公司员工的人事管理档案，必须是一级部部长（含）以上的领导在其所属员工晋升、奖惩、异动、了解基本情况时方有权调阅。

人员档案管理的建立，一般需要从以下几个方面考虑：

1.确定管理范围和目标：明确需要管理哪些人员的档案，考虑建立档案管理的目的和目标，例如提高人才管理效率、加强人事信息的安全保护等。

2.制定管理制度和流程：建立人员档案管理制度和相关流程，包括档案建立、维护、存储、查询、展示等具体操作。要确保这些制度和流程能够规范人员档案管理的各个环节，并充分参照相关法律法规。

3.选择适合的管理工具：根据实际情况选择适合的人员档案管理工具，包括电子化档案系统、纸质档案管理系统等。要根据管理员和用户操作的情况，保证管理工具的可用性和易用性。

4.加强安全保护：对于人员档案管理的安全保护要有充分的考虑。建立完善的权限管理制度，保证只有授权人员才能查看、修改、删除相关信息。

5.建立档案备份制度：建立人员档案的备份管理制度，及时备份重要信息，确保在意外事件情况下不会丢失或被损坏。

综上所述，要想建立一套完善的人员档案管理系统，需要有一个全面的规划和系统的执行。要不断跟进技术和管理方面的发展，不断进行优化和改进，以保证档案管理的顺畅和高效。

1.确定管理方式：可以使用电子记录管理或者纸质档案管理，根据公司的情况决定采用哪种方式。

2.确定档案类别：根据公司的组织架构和业务类型，确定需要建立哪些类别的档案，如员工档案、招聘档案、考核档案、培训档案等。

3.明确档案内容：根据公司需要，确定每个档案类别所要纳入的具体内容，如员工档案可以包括个人基本信息、工作经历、教育经历、培训记录、绩效考核等。

4.建立档案编号：为每个档案建立唯一的编号，方便查询和管理。

5.制定档案管理流程：明确档案的进、出、移、送、销毁等流程，并设定相应的操作规范和权限控制。

6.建立档案室：为档案建立独立的存放空间，按照档案编号进行分类存放，并设置保管措施，如安装防火系统、监控设备等。

7.实施档案管理：执行档案管理流程，做好档案的更新、查询、借阅、归还、移交、转移和销毁等事务。

人员档案管理需要针对每个员工建立详细全面的档案，并对档案进行分类和存档
原因是档案有助于企业管理，能够及时了解员工的情况，进行绩效考核和人事管理
必须从员工的个人基本信息、岗位信息、培训记录、绩效考核、工资福利等多个方面进行建档，并且需要定期更新、维护
同时要保障档案的机密性，确保档案的安全性和保密性

人员档案管理的建立需要通过系统化的操作、精细化的管理来完成
建立人员档案的主要原因是为了更好的管理企业的人才，对人员的基本情况、入职信息、培训记录等进行收集、归档、保存等工作
在管理上，人员档案做到了有据可查，方便了人事管理的工作
建立人员档案之后，我们可以加强对员工信息的统计分析，从而进行人才评估、制定员工培训计划、考核员工绩效等一系列工作
这对于企业来说是至关重要的，是维护企业稳定发展的基础