如何主持会议
如何主持会议?
很多主持人都认为,会议只不过是一种形式而己,主持会议很容易。其实,这是一种误解。如何做好会议,还需要不断学习修炼,绝不是草草了事可以完成的。要真正主持好会议,充分调动与会者的积极性,达到预期效果,并不是件容易的事情。
如何做好会议主持
主持人是会议的“舵手”,要随时把握、驾驶好会议之舟,启发引导大家,始终遵循会议既定的议题、日程,进行充分的研讨,这样才能如期达到预想的目的。这就要求主持人必须使与会者充分了解议题。开始就要讲明会议共有哪些议题,怎么个开法,有哪些要求,与会者要承担什么任务等诸多环节,无论哪个环节处理不好,都会影响会议的效果。
其中,哪一项应由与会者在会上作出决定哪一项只需听一听与会者的意见,以便进一步补充哪一项只是告知性地打打招呼,介绍一下情况,暂不讨论哪一项与会者必须和上级保持一致,只研究怎么协调行动等等。而要想令与会者听得明白,那么主持人就必须讲得清楚,把会议的目的、要求、内容诸项一一交待给大家。层次要清晰,逻辑要严密,表达要准确,中心要突出。切不可主次不分,轻重不分,内容庞杂,使听者不知所云,无所遵循。因此,要做好工作会议的主持,需注意做到以下八点。
1.会议要准时开始
这是主持会议人最容易贯彻的一条原则。而由于种种原因,又是难于贯彻的一条。人们由于缺乏会议意识,有的是觉得会议不重要,9点通知10点到有的是为了显示身份,如小说家张天翼创造的有名典型——华威先生为了与众不同,故意姗姗来迟。在这种情况下,领导应以身作则带个好头。这样才能使会议有个良好的开端,也是提高会议效率的第一步。
2.声音洪亮,语调多变
在会议上讲话,要让自己说出的每个字、每句话都传到与会者的耳朵里,这是最为基本的要求。我们说话的声音洪亮,不光是指音量,还包括说话应该有力度,吐字清楚,节奏感强。能在声音中表现出领导的自信以及奋斗的力量。主持人讲话如果声音有气无力,语调平铺直叙,就显得缺乏活力。主持人通过语调的变化,能表达出丰富的思想情感和观点,使与会者在思想情感上产生一种共鸣,使自己的讲话有较强的感染力、震撼力。庄重、严肃的会议,要求语调平缓、稳重欢快、轻松的会议,要求语调轻快、随意。
3.务必让每个与会者都发言
务必让每个人都参加讨论,参与决策。如果你知道某个与会者喜欢发表会后议论,设法让他在会上发言,明确表态,这样会后他再也不能说不同意了。这一点要取得其他与会者的配合。这是一种开会艺术,能节省许多开会时间。
开会时私下交谈只会引起冲突和不和。主持会议者不能允许任何人把会议分裂成一个个小组讨论会。应使所有与会者都能听到每个人的发言。如果窃窃私语者继续存在,可以把大家的注意力引到他身上,和蔼地请他把所讲的告诉大家。
4.应付分歧意见
对分歧不要视而不见,也不要设法回避。应承认分歧,并提请与会者注意。还应把分歧意见公布于众,供与会者进行明智的选择。可以问争论的双方:“你到底站在哪一方?”然后再问:“你为什么采取那个立场?”最后问:“你建议我们应做些什么?”这样,他们坚持自己观点的强烈度就会减弱。
5.防止“冷场”
一发现要出现“冷场”,立即用评论、提问或解释的方法,鼓励大家继续讨论。要知道,与会者发表的意见逐步减少,意味着他们对处理问题的紧迫感和能力也随之下降。
6.经常归纳提醒
开会时往往有这种情况:有时大家意见比较集中,而会议主持人却不能及时总结,提请大家转入另一项议题,出现了冷场,拖延了时间有时在征求大家意见时,有的人一声不吭,有的人翻来覆去,谈不到点子上,越扯越远也有时人们争论不休,互不服气。
归纳是向大家报告会议进展情况的一种技巧。主持人也可以把分歧意见进行归纳,以提请与会者注意。否则,不同意见会在讨论中被忽视。如果到会议结束时才冒出来,会使大家感到沮丧。
7.注意掌握说话的分量和分寸
语言的分量是由词义和态度两个主要因素构成的。词义是指语言的本意,态度是指表达时所持的表情和情绪。比如,主持会议的领导,要批评下级人员的工作差错或较大的失误,这里就有个分量问题。如果是个别的、一般性的差错,而批评的分量过重,未免有小题大做之嫌。其本人不服气,大家也不满意。如果是较大失误,而批评分量过轻,既达到不教育其本人的目的,又给大家一种袒护当事人、文过饰非之感,不能使闻者足戒。这也是“度”的一种要求。
当然,不作具体分析,以理服人,而是无限上纲,乱扯一通,也不会有好的效果。因此,根据问题的性质、程度,在讲话时,就有一个轻重之间怎样才算适宜的分寸问题。
分寸是衡量语言分量的尺度。要把握好分寸,一是注意词意上的细微差别,尤其是同义词、近义词之间的细微差别。二是注意态度和语调的区别,这种分寸也是会影响到分量的。指出问题的严重性,进行严肃的批评,不一定非要高门大嗓、声色俱厉不可。语言尖刻,态度粗暴,甚至出口伤人,以挖苦、讽刺、嘲笑人为快事,必定造成对方的反感和抵触,不利于问题的解决,也不利于团结。
8.会议要适时而止
会议议程一经发出,不要更改,不要超过规定的时间。如果会议程序拖延了,要立即采取行动。明确告诉大家,要在规定的时间内开完会。此举最得人心。掌握并运用一定的主持会议的准则,可以对会议进行有效的掌控调节,保证会议有条不紊地进行,调动与会者的积极性,达到预期的效果。
一、要简明扼要,不重复啰唆
会议主持词一般由导语、过渡语和结束语三部分组成。导语要直奔会议主题,简介会议程序、与会对象和与会要求;过渡语要简洁自然,衔接巧妙;结束语要晓畅明快,收缩有力。
大多数会议上,主持人的导语和过渡语处理得都较好,而结束语就显得冗长拖沓了。在小结部分,主持人应该将几个讲话人的主要观点、典型经验进行概括提升,而不应该简单重复;在提要求部分,只要将关键环节、重点要求等讲解清楚、强调到位就可以了。
二、要突出重点,不轻描淡写
主持会议时,另一种倾向就是轻描淡写。主持人往往只有“下面开始开会了”、“下面请×××讲话(发言)”、“今天的会议就到此结束”等几句简单的话,其他内容则一概不提。其实,这样做并没有尽到主持人的职责。
要知道,会议主持人除了发挥穿针引线、承上启下的作用外,在不同类型的会上还有着不同的作用:在学术研讨会上,要起到提出观点、引导讨论的作用;在经验交流会上,要起到肯定做法、总结推广的作用;在工作布置会上,要起到落实措施、提出要求的作用;在庆功表彰会上,要起到激励先进、号召学习的作用。主持人只有将主持内容与召开会议的目的有机结合起来,才能达到预期的效果,才是成功的主持。
三、要恰如其分,不夸大其词
在会议主持中我们会经常听到一些溢美之词。普通干部在小型会议上的讲话却被主持人冠之以“重要讲话”、“重要指示”等美名,要求与会者“坚决贯彻执行”,一般性发言也被定性为“有着十分重要的指导意义”、“必将产生深远的影响”。这样表达言过其实,不仅会使当事人觉得不自在,还有阿谀奉承之嫌。因此,在会议主持中,用词要恰如其分。
要根据会议的级别、会议的类别、会议的规模、讲话者的身份以及讲话的内容作出恰当的评价,不得夸大其词、任意拔高。可这样表述:“讲话很重要”、“有一定的指导作用”、“是今后一段时期的工作指南”、“请认真贯彻执行”,等等。否则,将会适得其反。
四、要摆正位置,不错位越位
一般来讲,担任会议主持人员的职位,既低于参加会议的最高领导,又高于与会对象。这样一个特殊的角色,要求主持人的讲话既要符合本次会议的身份,又要符合平时的身份。
一是作总结时要符合身份。在总结阶段,要对下属的讲话、发言进行适度提升,对上级领导的讲话则要尽量引用原话,重点强调,表明贯彻领导讲话精神的态度。
二是提要求时要符合身份。提要求时一般要采用命令式而不是商量式的语气,这样才有利于把工作落实到位。同时,要注意所提要求既不能与领导的讲话精神相违背,又不能凌驾于领导之上。
五、要有效控制,不听之任之
会议是现场进行的,文秘人员不可能预料到会议现场会发生什么样的特殊情况,而把所有内容都写进主持词。这就要求主持人不当“传声筒”而当“调控器”,要根据会议的类型和现场发生的情况,做出有效的控制,而不能照本宣科、听之任之。
一要控制时间。我们经常会遇到 “拖会”的情况。主持人要随机应变,根据现场情况做出相应的调整。或要求讲话者压缩讲话内容,或把大会发言改为书面交流,或精简自己的主持内容,以保证会议按时结束。
二要控制气氛。由于会议的类别不同,会议的气氛也应该是不一样的。因此,主持人应根据会议的类型变换语言和语气。如主持小型座谈会时要力求语言活泼、语气轻松,为与会者畅所欲言营造宽松的氛围;主持大型会议时则要力求语言朴实、语气平缓,为大会营造庄重严肃的气氛。
三要控制局面。在一些会议上,我们也会遇到这些情况,一些与会人员要么迟到早退,要么交头接耳,要么接打手机,要么随便走动,严重影响了会议的效果。会议主持人员不能视而不见、置之不理,而应认真应对、及时处理,以保持会场的良好秩序。