销售出库单表格怎么做 | 详细指南与模板分享
销售出库单表格怎么做
销售出库单表格的制作，核心在于清晰记录销售出去的商品信息、数量、价格、客户信息以及出库时间等关键要素，以便于库存管理、财务核算和售后追溯。
制作销售出库单表格，通常可以通过以下几种方式实现：
- 使用Excel或WPS等电子表格软件： 这是最常见、最灵活的方式。通过自定义列标题和公式，可以轻松制作出满足个性化需求的表格。
- 使用专业的进销存管理软件： 这类软件通常内置标准的出库单模板，并能自动生成，极大提高效率，并能与其他模块（如库存、销售、财务）联动。
- 利用在线表单工具： 如Google Forms、腾讯文档等，可以快速创建简单的出库记录表，适合小型企业或个人使用。
- 手工填写纸质表格： 适用于没有条件使用电子设备的场景，但管理和查询效率较低。
本文将重点介绍如何使用Excel或WPS制作销售出库单表格，并提供详细的制作步骤、必备要素以及实用技巧。
一、 销售出库单表格的核心要素
一个完整的销售出库单表格，至少应包含以下核心要素，以确保信息的全面性和准确性：
1. 单据基本信息
- 出库单编号： 唯一的标识符，方便追溯和管理。建议采用流水号或日期+流水号的格式（例如：CK20231027001）。
- 出库日期： 记录商品实际出库的日期。
- 出库时间（可选）： 更精确地记录出库时间，对于需要精确控制的业务尤其重要。
- 制单人： 记录填写出库单的员工姓名。
- 审核人（可选）： 记录审核出库单的员工姓名，增加流程的严谨性。
- 出库类型： 区分不同的出库原因，例如：正常销售出库、退货出库（客户退回，但需要从库存中移除）、样品出库、赠品出库、盘亏出库等。
2. 客户及收货信息
- 客户名称/单位： 记录购买商品的客户或单位名称。
- 客户联系人： 客户的联系人姓名。
- 客户电话： 客户的联系电话。
- 客户地址： 客户的收货地址。
- 收货人： 实际接收货物的收货人姓名（若与联系人不同）。
- 收货人电话： 收货人的联系电话（若与客户电话不同）。
3. 商品明细信息
这是出库单最核心的部分，需要逐项列出所出库的商品信息。
- 序号： 方便识别和计数。
- 商品名称： 清晰准确的商品全称。
- 商品编码/SKU： 内部管理的商品唯一编码，便于系统查询和统计。
- 规格型号： 商品的具体规格和型号，避免混淆。
- 计量单位： 商品的计量单位，如“个”、“箱”、“千克”、“米”等。
- 出库数量： 实际出库的商品数量。
- 单价： 每单位商品的销售价格。
- 合价/金额： 出库数量乘以单价所得的总金额。
- 备注： 对该商品出库的特殊说明，例如：赠品、破损、特殊定制等。
4. 财务及合计信息
- 总数量： 所有出库商品的总数量（按计量单位区分）。
- 总金额： 所有出库商品合价的总和。
- 税率（可选）： 商品的适用税率。
- 税额（可选）： 根据总金额和税率计算出的税额。
- 含税总金额（可选）： 总金额加上税额。
- 付款方式（可选）： 客户的付款方式（如：现金、银行转账、微信支付、货到付款等）。
- 客户付款状态（可选）： 记录客户是否已付款。
5. 其他信息
- 发货方式： 商品如何运送，例如：快递、自提、送货上门。
- 承运商/快递公司： 如果是快递或物流发货，记录承运公司名称。
- 运单号： 快递或物流的运单号，便于跟踪。
- 仓库/库位： 商品实际出库的仓库或具体库位。
二、 使用Excel/WPS制作销售出库单表格的具体步骤
下面将以Excel为例，详细介绍如何制作一个实用的销售出库单表格。
步骤一：新建工作簿并设置标题
- 打开Excel软件，新建一个空白工作簿。
- 在第一行（Row 1）的第一个单元格（A1）输入表格的总标题，例如：“销售出库单”。
- 选中A1单元格，使用“合并后居中”功能，将其合并到整个表格的宽度（假设表格宽度为15列）。
- 设置字体为“宋体”或“微软雅黑”，字号设置为16-20号，加粗。
步骤二：设置基本信息栏
从第二行开始，设置出库单的基本信息栏。可以每行设置一个信息项，并在其右侧留出空白单元格用于填写。
例如：
- 第二行： A2单元格输入“出库单编号”，B2单元格预留填写；C2单元格输入“出库日期”，D2单元格预留填写。
- 第三行： A3单元格输入“客户名称”，B3单元格预留填写；C3单元格输入“联系人”，D3单元格预留填写。
- 第四行： A4单元格输入“客户电话”，B4单元格预留填写；C4单元格输入“客户地址”，D4单元格预留填写。
- 第五行： A5单元格输入“制单人”，B5单元格预留填写；C5单元格输入“审核人”，D5单元格预留填写。
- 第六行： A6单元格输入“出库类型”，B6单元格预留填写（可以设置数据验证，添加下拉列表，例如：正常销售、退货、样品等）。
- 第七行： A7单元格输入“收货人”，B7单元格预留填写；C7单元格输入“收货人电话”，D7单元格预留填写。
步骤三：设置商品明细表头
在表格下方，为商品明细部分设置表头。这一部分通常需要较多的列。
建议设置以下列标题，可以从第9行开始：
- A9: “序号”
- B9: “商品名称”
- C9: “商品编码”
- D9: “规格型号”
- E9: “计量单位”
- F9: “出库数量”
- G9: “单价”
- H9: “合价”
- I9: “备注”
调整列宽： 选中所有列标题行（如第9行），然后拖动列之间的分割线，调整合适的列宽，确保文字能完整显示。
步骤四：设置合价（金额）计算公式
“合价”列（H列）的计算非常重要，它反映了每项商品的销售总金额。我们需要在H列的第一个数据单元格（例如H10）输入计算公式。
公式为：=F10*G10
这个公式的意思是：将F10单元格（出库数量）乘以G10单元格（单价）。
输入公式后，按回车键。然后，将鼠标指针放在H10单元格右下角，当出现黑色十字“+”时，向下拖动填充柄，将公式应用到其他行。
设置单元格格式： 选中G列、H列（单价和合价），右键点击选择“设置单元格格式”，在“数字”选项卡中选择“货币”或“会计专用”，并设置小数点位数（通常为2位），选择合适的货币符号（如“¥”）。
步骤五：设置合计金额
在商品明细表格下方，设置总金额的合计。可以在商品明细的最后一行（例如第20行）的H列下方添加合计。
例如，在A20输入“总金额：”，然后在H20输入以下求和公式：
=SUM(H10:H19)
这个公式的意思是：将H10到H19单元格的所有金额相加。
同样，可以设置H20单元格为货币格式。
步骤六：添加边框和格式美化
为了让表格更清晰易读，可以添加边框。
- 选中整个表格区域（包括标题、基本信息和明细表）。
- 在“开始”选项卡中，找到“边框”按钮，选择“所有框线”。
- 可以对标题行和表头行进行背景色填充，使其更醒目。
- 调整字体、字号、对齐方式，使表格整体美观。
步骤七：设置数据验证（可选但推荐）
数据验证可以规范用户输入，减少错误。
- 出库类型： 如前所述，在“出库类型”列（B6）设置下拉列表。选中B6单元格，点击“数据”选项卡，选择“数据验证”。在“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”框中输入“正常销售,退货,样品,赠品”（用逗号隔开），然后确定。
- 计量单位： 类似地，可以在“计量单位”列（E列）设置下拉列表，包含常用的单位，如“个,箱,件,米,千克”。
- 出库数量/单价： 可以设置这些单元格只能输入数字，且数量不能为负数。
步骤八：保存模板
完成表格制作后，将其保存为Excel模板文件（.xltx）。
- 点击“文件” -> “另存为”。
- 在“保存类型”下拉列表中选择“Excel模板 (*.xltx)”。
- 给模板起一个名字，例如：“销售出库单模板”。
- 下次需要使用时，直接双击模板文件，就会生成一个新的工作簿，不会修改原模板。
三、 销售出库单表格的实用技巧
为了更高效地使用销售出库单表格，可以考虑以下技巧：
1. 利用冻结窗格
当表格内容很多时，滚动会看不到表头。可以冻结表头行，方便查看。
- 选中您想要冻结的行下方的一行（例如，商品明细部分的表头是第9行，则选中第10行）。
- 点击“视图”选项卡，选择“冻结窗格”，然后选择“冻结拆分窗格”。这样，向上滚动时，表头将始终可见。
2. 使用条件格式
条件格式可以帮助您快速识别特定情况，例如：
- 将出库数量为0的行标记为红色，表示可能存在录入错误。
- 将金额为负数的行（可能表示退货）设置为特定颜色。
- 选中需要设置条件格式的单元格区域，点击“开始”选项卡中的“条件格式”，选择合适的规则。
3. 批量导入/导出
如果您的业务量大，可以考虑使用Excel的导入/导出功能，或结合VBA宏来批量处理出库信息。
4. 关联库存数量（高级技巧）
如果您有单独的库存表格，可以利用Excel的VLOOKUP或INDEX/MATCH函数，根据商品编码自动匹配库存数量。这样，在填写出库单时，可以直观地看到当前库存，避免超卖。
例如，在商品明细的“当前库存”列（假设是J列）中，可以输入公式（假设库存表在Sheet2，商品编码在C列，库存数量在D列）：
=VLOOKUP(C10,Sheet2!$C:$D,2,FALSE)
这个公式会在Sheet2的C列查找当前行的商品编码（C10），并在找到的行的第二列（D列，即库存数量）返回相应的值。
5. 打印设置
在打印出库单之前，需要进行打印设置，确保打印格式正确。
- 点击“文件” -> “打印”。
- 在“页面设置”中，可以调整页边距、纸张方向（纵向或横向）、页眉页脚等。
- 建议设置“将选定区域打印”或“打印全部工作表”，并预览打印效果。
- 如果表格内容超出页面，可以考虑缩小打印比例或调整列宽。
6. 备份与归档
定期备份您的出库单表格，并将已完成的月份或季度表格进行归档，以防数据丢失，并方便日后查阅。
四、 为什么制作销售出库单表格很重要？
制作规范的销售出库单表格，对于任何进行销售业务的企业都至关重要。
- 库存管理： 实时、准确的出库记录是库存盘点和补货的基础。它帮助您了解库存的流动情况，避免积压或缺货。
- 财务核算： 出库单是生成销售发票、计算销售收入、核算销售成本的重要依据。
- 业务追溯： 当出现订单问题、客户投诉或退换货时，出库单可以快速追溯到具体的销售订单、出库时间和经办人，便于问题分析和处理。
- 数据分析： 通过对出库单数据的统计分析，可以了解销售情况、畅销商品、客户购买习惯等，为经营决策提供支持。
- 责任明确： 记录制单人和审核人，有助于明确责任，防止舞弊和差错。
总而言之，一个精心制作的销售出库单表格，不仅仅是一张记录信息的纸，更是您管理业务、保障运营顺畅的关键工具。
五、 进销存管理软件中的销售出库单
对于中小型企业而言，使用专业的进销存管理软件是更优的选择。这些软件通常集成了销售出库单功能，并具备以下优势：
- 自动化生成： 销售订单一旦审核通过，可以直接生成出库单，无需手动录入。
- 自动扣减库存： 出库单生成的同时，系统会自动扣减相应商品的库存数量。
- 数据联动： 出库数据自动关联到销售、库存、财务等模块，实现信息共享。
- 报表功能强大： 软件内置各种销售报表、库存报表，方便进行数据分析。
- 权限管理： 可以设置不同员工的操作权限，提高数据安全性。
- 自定义程度高： 大部分软件允许用户自定义字段，以满足个性化需求。
一些常用的进销存管理软件包括：用友、金蝶、管家婆、SAP（大型企业）、Odoo（开源）、以及一些云端的SaaS服务。
如何选择进销存软件？
- 功能需求： 明确您需要的核心功能（如：销售、库存、采购、财务、CRM等）。
- 行业特点： 是否有针对您所在行业的特定解决方案。
- 易用性： 软件操作是否简单直观，方便员工学习和使用。
- 成本： 软件的价格、实施费用、年度维护费等。
- 技术支持： 厂商是否提供及时的技术支持和售后服务。
- 扩展性： 是否支持与其他系统的集成（如电商平台、ERP系统）。
无论您选择哪种方式来制作销售出库单表格，核心都是要确保信息的准确性、完整性和及时性，从而有效地支撑您的日常经营管理。
