清单编制说明可以作为结算依据么—— 权威解读与实操指南

【清单编制说明可以作为结算依据么】—— 权威解读与实操指南

清单编制说明能否作为结算依据？答案是：在符合一定条件和规范的情况下，清单编制说明是可以作为结算依据的。

对于工程项目、服务采购或其他需要明确工作量和费用的交易而言，清单编制说明扮演着至关重要的角色。它详细列出了各项工作内容、技术要求、数量、单价、总价以及其他相关费用，是双方在项目执行前达成共识的重要文件。因此，当该说明被双方签字确认，并被视为合同或协议的一部分时，其内容就具备了法律约束力，从而可以成为工程款项或服务费用结算的直接依据。然而，其有效性并非绝对，需要满足特定的法律法规要求和合同约定。

一、 清单编制说明作为结算依据的法律基础与合同约定

清单编制说明之所以能够成为结算依据，其根本在于法律的认可以及合同的约束力。在我国，合同是当事人之间设立、变更、终止民事法律关系的意思表示一致的行为。当清单编制说明经过双方当事人（如发包方与承包方、采购方与供应商）的协商一致，并以书面形式签署，通常会构成合同的重要组成部分，或者直接被视为一份独立的合同。依据《中华人民共和国民法典》等相关法律规定，依法成立的合同对当事人具有法律约束力，当事人应当按照约定履行自己的义务，不得擅自变更或者解除合同。

因此，清单编制说明的法律效力主要体现在以下几个方面：

• 合同附件或组成部分： 在许多工程项目或服务采购合同中，清单编制说明会作为合同的附件，或者被明确列为合同不可分割的一部分。这意味着合同的所有条款都适用于清单编制说明，反之亦然。
• 明确的权利与义务： 清单编制说明清晰地界定了双方在项目执行过程中的权利和义务。发包方（或采购方）有权要求按照清单内容获得相应的工程或服务，并支付相应的费用；承包方（或供应商）则有义务按照清单要求完成工作。
• 量化工作内容与价格： 清单最核心的功能在于将模糊的工作内容量化，并赋予其明确的价格。这为后续的工程量核算、进度款支付以及最终结算提供了客观依据。
• 作为争议解决的依据： 如果在项目执行过程中出现任何争议，例如工程量是否准确、单价是否合理、是否存在漏项或多报等，经过双方确认的清单编制说明将成为最直接、最有力的证据，用于判断双方的责任和义务。

在实际操作中，一份有效的清单编制说明通常需要满足以下条件才能有效作为结算依据：

• 双方签字盖章： 清单编制说明必须由合同双方的授权代表签字或盖章，以示确认。
• 清晰的表述： 对各项工作内容、技术参数、数量、计量单位、单价、总价等应有清晰、准确、无歧义的表述。
• 符合国家或行业标准： 清单内容应符合相关的国家标准、行业规范和技术规范。
• 合法性： 清单内容不应违反法律法规的强制性规定。

二、 清单编制说明在工程项目结算中的具体应用

在工程项目领域，清单编制说明的应用尤为普遍和重要。它直接关系到工程造价的确定和工程款的支付。通常，清单编制说明会与工程量清单（通常称为“工程量清单”或“量价清单”）相结合，构成合同的核心内容。

1. 工程量清单与清单编制说明的关系

工程量清单是发包方在招标或谈判前编制的，用于描述项目范围内工程项目数量的清单。它通常包含工程项目编码、项目名称、计量单位、工程数量等信息。而清单编制说明（有时也可能包含在工程量清单的扉页、说明部分，或作为单独的“工程项目说明”文件）则是在工程量清单的基础上，对各项工程项目的具体要求、技术标准、施工工艺、计价规则、质量要求、验收方法、风险划分、以及与工程量清单项目相关的其他说明性文字。

简而言之，工程量清单是“做什么，有多少”，而清单编制说明则是“怎么做，做到什么程度，以什么标准算”。因此，清单编制说明为工程量清单中的每一项工作都提供了具体的“执行标准”和“合格定义”，是确保工程质量和工程量准确性的重要依据。

2. 清单编制说明在工程结算中的作用

在工程项目的结算过程中，清单编制说明发挥着多方面的作用：

• 确定工程量： 施工方需要按照清单编制说明中的技术要求和计量方法进行施工，并上报实际完成的工程量。结算时，监理单位或造价师会根据清单说明中的规定，对实际工程量进行审核和确认。
• 确定工程价格： 清单编制说明会明确各项工程项目的单价构成（例如，直接费、间接费、利润、税金等）以及计价规则。如果合同中采用了固定单价合同，那么在工程量发生变化时，结算价格的计算将直接依据清单说明中的单价。
• 处理变更和索赔： 在工程项目执行过程中，由于设计变更、现场条件变化或其他原因，可能会发生工程量的增减或项目内容的调整。此时，清单编制说明将成为判断变更是否合理、变更是否产生新的费用、以及如何计算变更费用的重要依据。索赔的提出和审核也常常需要对照清单说明来确定其依据和计算方法。
• 质量验收标准： 清单编制说明中通常会包含对工程质量的要求和验收标准。这为工程竣工验收提供了依据，也为结算时判断工程是否合格、是否需要扣款提供了基础。
• 合同纠纷的解决： 当出现关于工程量、工程价格、工程质量等方面的争议时，双方会首先查阅清单编制说明，并结合合同其他条款，来寻找争议的解决方案。

举例说明：

假设一份清单编制说明中，关于“钢筋工程”的部分，有如下描述：

• “钢筋的计价单位为吨，按设计图纸和施工规范要求使用的所有钢筋（包括主筋、分布筋、箍筋、架立筋等）实际净重计算。”
• “钢筋的连接方式应采用焊接或机械连接，并需满足相应的强度要求。焊接或机械连接产生的搭接长度不计入钢筋实际净重。”
• “对于特殊形状的钢筋（如弯钩、弯折等），应根据其几何尺寸计算相应的损耗系数，损耗系数不得超过XX%。”

在结算时，如果施工方申报了钢筋的实际总重量，但未扣除焊接或机械连接产生的搭接长度，那么结算单位将依据清单编制说明中的规定，要求施工方按实际净重进行核算，并扣除不应计入的搭接重量。同样，如果施工方申报的损耗系数过高，也会根据清单说明中的规定进行核减。

三、 清单编制说明在其他服务采购中的应用

除了工程项目，清单编制说明在其他服务采购领域，例如IT服务、咨询服务、物流服务、物业管理服务等，同样可以作为结算依据。在这种情况下，清单编制说明的功能与工程项目中的清单类似，但内容会有所不同。

1. 服务项目清单的构成

在服务采购中，清单通常会列出以下内容：

• 服务项目名称： 明确的服务内容，如“系统开发”、“市场调研”、“货物运输”、“安保服务”等。
• 服务内容描述： 对服务项目的具体要求、交付物、技术标准、质量标准、服务水平目标（SLA）等进行详细说明。
• 计量单位： 服务量的度量方式，例如“人天”、“次”、“月”、“平方米”、“公里”等。
• 数量： 预期的服务数量。
• 单价： 单个服务计量单位的价格。
• 总价： 服务项目的总费用。
• 其他费用： 可能包含差旅费、材料费、税金等。

清单编制说明在此基础上，会进一步详细阐述：

• 服务过程的要求： 例如，系统开发的具体开发流程、代码规范、测试标准；市场调研的具体方法、问卷设计原则、数据分析方法；物流运输的安全要求、时效要求；安保服务的巡逻频次、应急响应流程等。
• 服务交付物的质量标准： 例如，系统开发交付的软件是否符合功能需求、性能要求；市场调研报告的深度、准确性；运输过程中的货物完好率；安保服务是否有效预防了安全事故等。
• 服务绩效考核指标： 清单编制说明可能会规定一些可量化的服务绩效指标（KPIs），如系统上线率、故障修复时间、客户满意度、投诉率等，这些指标将直接影响服务费用的支付。
• 验收标准与流程： 明确服务是否达到预期的要求，以及验收的具体流程和方法。

2. 服务结算中的应用

在服务结算时，清单编制说明的作用体现在：

• 确认服务范围与内容： 采购方会依据清单说明，确认供应商提供的服务是否与其约定的范围相符。
• 量化服务完成情况： 例如，在咨询项目中，可能会按照“人天”计算费用，清单说明会规定“人天”的定义和工作内容；在物业管理中，可能会按照“平方米”计算费用，清单说明会界定需要管理的区域和标准。
• 评估服务质量与绩效： 如果清单说明中设定了绩效考核指标，那么结算时会根据这些指标的达成情况来确定最终的支付金额。例如，如果服务水平未达到约定标准，可能会导致费用扣减。
• 处理合同变更与追加： 服务的需求可能会在执行过程中发生变化，清单编制说明为判断这些变化是否属于合同范围内的变更，以及如何确定变更后的费用提供了依据。

举例说明：

一家公司与一家IT服务公司签订合同，项目为“企业内部OA系统升级”。清单编制说明中包含以下内容：

• “项目周期：XX天。”
• “关键交付物：升级后的OA系统软件、用户手册、培训材料。”
• “用户满意度：要求在系统验收完成后，用户满意度调查得分不低于85%。”
• “故障修复：系统上线后，出现P1级（严重影响核心功能）故障，要求在2小时内响应，8小时内修复。”

在结算时，如果IT服务公司按时完成了系统升级，但用户满意度调查得分仅为70%，并且P1级故障的修复时间平均超过了10小时，那么公司有权依据清单编制说明中的约定，对服务费用进行扣减，甚至拒付部分款项。

四、 确保清单编制说明有效作为结算依据的关键要素

要确保清单编制说明能够作为有效、无争议的结算依据，合同双方应共同关注以下关键要素：

1. 清晰、准确、完整的表述

这是最基本的要求。清单编制说明中的每一个条款，对每一项工作内容、技术参数、计量方式、价格构成等，都必须做到清晰、准确，避免任何模糊不清或容易引起歧义的表述。

• 避免使用主观性词语： 如“一般”、“适当”、“优质”等，应尽可能量化。
• 明确技术标准和规范： 应引用具体的国家标准、行业标准、企业标准，或详细列出技术要求。
• 统一计量单位： 确保所有数量和费用的计量单位一致，并与合同主体一致。
• 细化价格构成： 对于复杂的项目，应详细列出各项费用的构成，以便于核算和审计。

2. 与合同主体内容的关联性

清单编制说明并非独立存在，它必须与合同的主体条款紧密结合。合同应明确规定清单编制说明的法律地位，以及其在合同中的效力范围。

• 明确合同地位： 在合同中明确清单编制说明是合同的组成部分，具有同等法律效力。
• 避免冲突： 清单编制说明的内容不得与合同主体条款相悖。如发现冲突，应以合同主体条款或合同约定的优先顺序为准。

3. 合理的变更管理机制

在项目执行过程中，变更几乎是不可避免的。建立一套完善的变更管理机制，能够有效控制变更带来的风险，并确保变更后的结算依然有据可依。

• 书面变更程序： 所有变更都应以书面形式提出、审批，并形成正式的变更文件。
• 明确变更的定价原则： 变更文件应包含变更内容的单价、数量、总价，或明确变更价款的计算方法。
• 及时更新清单： 重大变更可能需要更新原有的清单编制说明，并经双方确认。

4. 健全的监督与审核机制

在项目执行过程中，应建立有效的监督和审核机制，确保施工或服务过程符合清单编制说明的要求。

• 进度款支付审核： 每次进度款的支付，都应基于对清单编制说明中已完成工作量的审核。
• 定期现场检查： 定期对项目现场进行检查，核实工程质量和施工进度是否符合要求。
• 第三方审核： 对于重要的项目，可以引入独立的第三方造价咨询机构进行审核。

5. 双方的诚信合作与沟通

最终，任何书面文件都离不开人的执行。合同双方应本着诚信合作的态度，保持充分的沟通，及时解决执行过程中遇到的问题，避免因沟通不畅导致的分歧升级。

总结：

清单编制说明，在遵循相关法律法规、符合合同约定、满足清晰准确的表述要求，并经过双方签字确认的前提下，完全可以作为工程项目或服务采购的结算依据。它是量化工作、明确价格、界定责任、解决争议的重要工具。双方在编制和使用清单编制说明时，应高度重视其规范性和严谨性，从而保障项目的顺利进行和双方的合法权益。