英语商务函件怎么写？ 一、称谓、开头和结尾
吴迪训诂的各位亲爱的朋友
大家好
欢迎阅读我们这个系列的文章
首先介绍一下写这个系列的缘由
本来
无论是母语还是外语的商务函件写作
都不应该成为问题
因为大多数人
都已经在小学到高中乃至大学的过程中
不止一次接触过商务函件的写法了
但是
由于网络文化的盛行
特别是很多人从小就接触互联网
因此
网络语言对商务函件的语言
造成了极大的冲击
我们可以回想一下
现在我们收到语言工整、措辞礼貌的正式邮件
几率有多高？
这种书面语言的退化
已经形成了全球性的现象
很多人在写商务邮件时
一上来就是hi，
或者直接“有事说事”
没有任何称谓
就开始诉说要请教或是请求对方的事情
试想一下
如果我们是收件人
收到一个陌生人没头没脑就发来的一封邮件
而且打开一看只有一个hi,
然后就开始直接“有事说事”
我们自己是什么感觉呢？
是不是觉得这样的邮件根本不想看
甚至直接删除比较好
因为既然是商务邮件
就说明对方并不是写信人的朋友、家人或是非常熟悉的人
而是出于商务目的而进行联系的人
所以当然不应该用hi, 这样的方式称呼对方
考虑到网络语言和文化的侵袭
这种书面语的退化现象
并不一定应该怪罪写信的人
确实有可能是写信的人不了解
或者没有特别去注意这些问题
但是
虽然现在都非常流行一种所谓casual文化
在商务场合
稍微正式一些总是不会出错的
哪怕过度正式一些
别人也只会觉得
礼多人不怪
正是出于上述原因
吴迪老师就给大家设计了这个系列
详细地说一说
商务英语函件应该怎么写
商务汉语函件的写作
同样也可以借鉴
我们首先来看称谓
如果我们不知道对方的姓名
或者不知道到底是由谁来阅读这封信
那么我们可以用
Dear Sir or Madam,
或者To whom it may concern开头
类似于中文的“敬启者”
如果是写给一个公司的对外联系邮箱
最好是以Dear Team, 开头
而如果已经知道对方的姓名
而且也知道其性别
我们就可以用Dear Mr.和Dear Ms. + 姓氏分别称呼
对于女士
本来是有Mrs.（已婚）和Miss（未婚）的区别的
但是在商业社会
出于礼貌
我们统一用Ms.来称呼
这就好像在一些正式的服务场所
一律称女士为“Mam”一样
(除了一开始的例子以外，邮件中一般不使用Mam)
另外
如果对方是大学教授
应该称呼对方为Dear Professor + 姓氏
有一些大学教授更愿意别人称他们为Dr. 某某
所以
我们在写邮件的时候
最好写Dear Prof. Dr. 某某
会比较全面
还有一些正式的纸质函件
例如邀请函等
对方如果有比较高的，特定的职位
那么一定要在称呼中包含这个职位
还有一点
在英语中
在称谓之后
是用一个逗号表示这是称谓
比如 Dear Mr. Smith,
而在汉语中
称谓后面是冒号
这是我们需要注意的点
当然
如果对方在收到我们的第一封邮件之后
就发回了比较casual的回复
用了Hi开头
并且落款也是对方的名而不是姓氏
那么我们可以再开始保持一段时间的正式称谓
并且更熟悉一些之后
也就可以开始以Hi + 对方的名,
这样的称谓回信
称谓之后
就是邮件正文的开头
如果遇到节日还好
完全可以用一句Happy New Year!
等等的节日祝福语开头
如果只是平常的日子
那么一般可以说
I hope this email finds you well.
也就是中文“见信好”的意思
接下来
由于是初次联系
可以简单做一个自我介绍
同时写一下联系的缘由
例如
Dear Prof. Dr. Watson,
I hope this email finds you well. My name is ABC and I’m currently applying to the Master of Science Program in Knowledge Management in the XYZ Department of EFG University where you are the Chair Professor.
或者
Dear Prof. Dr. Watson,
I hope this email finds you well. My name is ABC and I am a student in your Information Management 101 class, session 02. I am writing to you because I would like to seek your advice on…
这样的称谓和开头不但有礼貌
也清楚明了
会是别人愿意回复的邮件
关于结尾
我们也有几种常用的句式
根据邮件内容的不同
可以换用不同的句式
例如
如果这是一封申请信、咨询对方意见的信或是询盘、请教等的信函
我们可以说
I look forward to hearing from you.
如果是某种通知、通告
也可以说
If you have any questions regarding A, please do not hesitate to contact me.
或者
If you need any further information about B, please let me know.
当然
这种结尾其实并不是最后一句话
因为最后一句话其实应该是
类似于汉语中“祝好”这样的表达
那么我们可以说
Have a great day!
Have a lovely day!
Have a great weekend!
Have a great one ahead!
或者Enjoy your holiday!
等等
这种结束语也经历了一些变化
10年前人们只要说
Have a nice day!
就足够了
而现在则必须要说
Have a great day!
才能表达祝好的意思
足见人们对商务信函用语的细心和重视程度
最后就是落款了
一般的落款可以用
Regards,
自己的全名
或是Best regards, Best, 等
加自己的全名
当然也可以用
Cordially, Sincerely, 等
加自己的全名
也是比较古雅的落款方式
其次
如果自己的名字不太容易让对方知道性别
那么最好在后面加上人称代词
来表明性别
例如
Best regards,
Min Wang (she/her)
方便对方回信的时候正确地称呼自己
再次
在写完自己的名字之后
也应该有适当的落款
包括自己的职位
所在的单位及其网站（如果有）
办公地点
办公室的电话号码等信息
这种落款最好设计为一个标准的template
有一些邮件系统中可以将其保存下来
每次发送商务函件都会自动附上
最后我们要注意两点
第一
有一些某个领域内的资深权威人士
也许确实在第一次联系别人的时候
就用hi, 这样的方式称呼
行文也非常casual
但是
吴迪老师从未见过
一个怀着良好意图
而且商务邮件也写得非常工整正式的个人或是企业
在他们的行业内会是不靠谱、不成功的
所以对于商务函件的正式程度
无论怎样强调也不为过
第二
我们也必须认识到
网络上有很多phishing和spam邮件
它们的行文也是非常工整正式的
但是内容当然是无效的
所以我们不能一看到正式的邮件
就以为这是可信的邮件
好的
今天的这一篇就到这里
我们在下一篇当中
会介绍商务邮件正文中
满足各种不同功能的常用句式
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